Manual do Usuário — Villela CRM

Bem-vindo ao Villela CRM! Este manual explica como configurar a conta da sua empresa e usar o CRM no dia a dia.

O que é o Villela CRM

O Villela CRM é um CRM inteligente e multicanal para times comerciais: um centro de captação, conversão e relacionamento — não apenas um cadastro de contatos. Com ele, sua empresa:

• registra cada lead com origem, campanha e UTM, sem deixar ninguém esquecido;
• organiza as vendas em funis Kanban configuráveis;
• prioriza o atendimento com lead scoring automático (nota 0–100);
• envia propostas com link rastreável (você sabe quando o cliente visualizou, aceitou ou recusou);
• automatiza follow-ups e reativações;
• conta com agentes inteligentes que sugerem as próximas ações — sempre com revisão humana.

Cada empresa assinante tem seu próprio ambiente, com dados isolados das demais.

Primeiros passos

Criar a conta da empresa

1. Na página do produto, clique em Teste grátis (ou escolha um plano na seção Planos).
2. Preencha os dados da empresa e do responsável. O teste gratuito dura 14 dias, com todos os módulos e sem cartão de crédito.
3. Você recebe por e-mail um link para definir sua senha (mínimo de 8 caracteres) e acessar o painel.
4. Faça login no painel com e-mail e senha.

Ao criar a conta, o CRM já vem provisionado com funis e templates modelo para você começar na hora.

Convidar sua equipe

1. No painel, acesse a área de Equipe (disponível para donos e administradores da conta).
2. Cadastre cada usuário com nome, e-mail e papel. A pessoa recebe um link para definir a própria senha.
3. Papéis disponíveis: owner (dono), admin, gestor, vendedor, atendente, financeiro, marketing e leitura. Cada papel tem permissões próprias — por exemplo, só owner/admin gerenciam plano, cobrança e usuários; campanhas são restritas a owner/admin/gestor/marketing. As permissões são validadas pelo sistema em toda ação.

Contatos e leads

• Cada contato tem ficha completa: dados de contato, procedência (origem, UTM, campanha, página de entrada), responsável, consentimento LGPD e timeline de interações.
• O sistema deduplica automaticamente por telefone e e-mail, mesclando registros repetidos.
• Leads podem entrar manualmente, por importação CSV, pelo webhook de entrada (integrando seu site ou formulários) ou pela API pública (planos que a incluem).
• A caixa "precisa de ação hoje" mostra exatamente quem atender agora.

Empresas (B2B)

Além de pessoas, você cadastra empresas e vincula contatos e oportunidades a elas — ideal para vendas B2B.

Lead scoring

Cada lead recebe uma nota de 0 a 100 calculada por regras de comportamento (respondeu, abriu proposta, veio de indicação etc.). Use a nota para atender os leads quentes primeiro.

Funis e oportunidades

• Organize as negociações em funis Kanban com etapas configuráveis. A plataforma traz 5 funis modelo: geral (11 etapas), hospedagem, eventos, SaaS e educacional.
• Cada oportunidade tem valor, responsável e etapa; arraste no Kanban para avançar a negociação.
• A quantidade de funis disponíveis depende do seu plano.

Tarefas e follow-ups

Crie tarefas e follow-ups ligados a contatos e oportunidades, com data e responsável. As pendências do dia aparecem em destaque para ninguém perder o timing do atendimento.

Comunicação multicanal e templates

• Na ficha do contato, os botões de WhatsApp, e-mail e ligação abrem o canal certo a 1 clique, e a interação fica registrada na timeline.
• Crie templates de mensagens com variáveis (nome, empresa etc.) para padronizar e acelerar o atendimento.

Propostas comerciais

1. Monte a proposta no painel e envie o link público ao cliente.
2. O link é rastreável: você vê quando o cliente visualizou, e ele pode aceitar ou recusar pela própria página.
3. O status da proposta alimenta o funil e as automações (ex.: alerta de proposta sem resposta).

Campanhas segmentadas

Crie campanhas semiautomáticas para segmentos de contatos (por origem, etapa, score etc.). O sistema respeita automaticamente o opt-out: quem pediu para não receber comunicações fica de fora. O limite de campanhas por mês depende do plano.

Automações

Nos planos que incluem automações, o CRM age sozinho em situações como:

• lead novo sem responsável;
• proposta enviada há 24h sem resposta;
• lead quente parado há 12h;
• contatos sem interação há 90 dias (reativação);
• proposta vencida.

Agentes inteligentes

Os agentes de qualificação, follow-up, reativação, análise de perdas e resposta analisam seus dados e sugerem a próxima ação. Toda saída é uma sugestão registrada, que passa pela sua revisão antes de qualquer envio — o CRM não fala com seus clientes sem você aprovar. A disponibilidade e o volume de execuções dependem do plano.

Importação, exportação e integrações

• Importação/Exportação CSV: traga sua base de contatos de planilhas ou de outro CRM, e exporte quando quiser — os dados são seus.
• Webhook de entrada de leads: um endereço exclusivo da sua conta para receber leads do seu site ou de ferramentas de captação.
• API pública: nos planos que a incluem, gere chaves de API (prefixo vc_) para integrar o CRM aos seus sistemas.

Relatórios

O dashboard comercial mostra a visão do momento; os planos superiores incluem relatórios avançados de desempenho do funil e do time.

Planos e pagamento

O teste gratuito de 14 dias dá acesso a todos os módulos, sem cartão. Os planos pagos são mensais:

Os limites de contatos, usuários, funis, campanhas e execuções de IA variam por plano — consulte a página de planos para os valores e limites vigentes.

• A assinatura é feita no próprio painel (aba Conta), com cobrança recorrente via Mercado Pago.
• Ao fim do trial sem assinatura, o acesso é bloqueado até a contratação — seus dados não são apagados.
• Donos e administradores podem trocar de plano ou cancelar a assinatura a qualquer momento pelo painel.

Segurança e privacidade

• Isolamento por empresa: os dados da sua conta são logicamente isolados dos de outras empresas assinantes.
• Papéis e permissões: cada ação é validada no servidor conforme o papel do usuário.
• Senhas e sessões: senha mínima de 8 caracteres; a definição de senha é feita por link enviado ao e-mail; tentativas repetidas de login são bloqueadas temporariamente; a sessão expira automaticamente.
• LGPD: a ficha do contato registra o consentimento, e campanhas respeitam o opt-out automaticamente. Sua empresa é a controladora dos dados dos seus contatos; exporte-os por CSV quando precisar.
• Auditoria: ações administrativas da conta (plano, cobrança, usuários) ficam registradas.

Suporte e contato

• Chamados de suporte: abra e acompanhe tickets diretamente no painel (aba de suporte da sua conta); as respostas chegam no próprio chamado.
• Comercial e dúvidas antes de assinar: use o formulário "Fale com a gente" na página do produto — ideal também para planos Enterprise e migração de outro CRM.

Usar como app no celular (e receber avisos)

O painel do Villela CRM pode ser instalado como aplicativo no seu celular — sem loja de aplicativos e sempre atualizado:

1. Abra o painel no navegador do celular e entre na sua conta.
2. Android (Chrome): toque no botão 📲 Instalar app no topo do painel — ou aceite a oferta "Instalar app" do próprio navegador.
3. iPhone (Safari): toque em Compartilhar (o quadrado com a seta ↑) e escolha "Adicionar à Tela de Início".

O app abre em tela cheia, com o ícone do Villela CRM na tela inicial do celular.

Notificações no celular

Com o app instalado (ou direto no navegador), toque em 🔔 Avisos no topo do painel e autorize as notificações. Você passa a receber um aviso no celular quando houver novos leads que entram pelo formulário e propostas aceitas ou recusadas pelo cliente. Para desativar, toque no mesmo botão.